Mejora continua de procesos

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En este artículo aprenderás sobre los elementos básicos para la mejora continua de procesos, de manera acorde con la estrategia de tu organización.

Introducción

El pasado mes de septiembre, realizamos el webinar Selección estratégica de proyectos de mejora. Allí explicamos de forma general el origen filosófico de la mejora (Observa aquí el vídeo de nuestra última conferencia sobre el tema). En consecuencia, para este artículo profundizaremos más sobre este tema, llevándolo hacia los procesos clave de la organización.

Observa en este vídeo el contenido de este artículo.

Mejoramiento continuo de procesos clave

Generalidades de la mejora continua

Desde el punto de vista de las normas ISO, la mejora continua es por definición un “proceso recurrente para incrementar la capacidad de cumplir requisitos”. La recurrencia indica que perdura y no finaliza. Consiste en mejorar la conveniencia, adecuación y eficacia del sistema de gestión. Por otra parte, requiere considerar dos aspectos:

  • Los resultados del análisis y la evaluación y
  • Las salidas de la revisión por la dirección.

La razón para tener en cuenta estos elementos, consiste en determinar si hay oportunidades que deban considerarse dentro de la mejora.

Otro elemento esencial consiste en que las normas exigen determinar y seleccionar las oportunidades de mejora, así como implementar las acciones necesarias para cumplir los requisitos y aumentar la satisfacción de los clientes de la organización.

Existen diferentes orientaciones para las medidas que se decidan emprender en relación con la mejora, entre ellas:

  • Las que aumentan la capacidad de la organización para cumplir los requisitos (necesidades y expectativas) para los productos y servicios, tanto actuales como futuros);
  • Las que corrigen, previenen o reducen los efectos no deseados; y
  • Aquellas que incrementan el desempeño y la eficacia del sistema de gestión.

Otro elemento importante es que la mejora puede incluir correcciones, acciones correctivas, cambios abruptos, innovaciones y reorganización.

Pasos para la mejora de procesos clave

Básicamente, los pasos para mejorar un proceso son los siguientes:

Identifica los resultados estratégicos esperados

Los resultados se definen en términos de objetivos y metas, teniendo en cuenta el Direccionamiento Estratégico definido por la organización; Por ejemplo: Aumentar el EBITDA (Utilidades antes de intereses, impuestos y depreciaciones) en un 15% en los próximos 24 meses.

Define las variables claves

Debes determinar que aporta valor al logro de los resultados estratégicos esperados por la organización; Por ejemplo: Si estamos hablando de un proceso de logística, el EBITDA se puede ver afectado por los costos de la operación del mismo. Esto significa que rubros como: fletes de transporte, mantenimiento de equipos de manejo de materiales, personal de operación, entre otros pueden impactar significativamente los resultados.

Determina el estado actual del proceso

Esto implica que deberías determinar cuál es el resultado que actualmente estás alcanzando y qué cantidad de recursos estás usando para lograrlos. A partir de allí, tendrás una línea base para comenzar.

Planifica

Define las acciones que te van a permitir incrementar los resultados deseados sobre las variables analizadas; para ello, puedes utilizar metodologías estadísticas y no estadísticas de análisis de causas, así como herramientas creativas de exploración de opciones. Una vez tengas claridad sobre estas acciones, determina quién será el responsable, cuanto tiempo tendrá para ejecutarlas y cómo serán evaluados los resultados.

Emprende las acciones planeadas

Literalmente significa, implementar las tareas definidas de manera disciplinada. Las personas involucradas deben ejecutar lo previsto con disciplina para que los resultados puedan lograrse. Debes tener presente registrar los datos necesarios para generar información estadística adecuada.

Evalúa los resultados obtenidos

Según la periodicidad acordada, revisa los progresos que has alcanzado. Para esto, es importante que puedas tabular, organizar y graficar los datos recolectados para generar indicadores de desempeño. Con esta información, aplica técnicas que te ayuden a determinar las tendencias y ver qué otras accione puedes emprender.

Aprende

Los resultados alcanzados te permitirán generar conocimiento sobre el proceso. En la medida que tengas más conocimiento, podrás mejorar tu desempeño. Si finalmente llegaste al resultado que esperabas, genial. Si no, vuelve al paso 4. Revisa tus supuestos y creencias sobre el proceso y vuelve a iniciar.

Conclusiones sobre la mejora continua

La mejora continua de procesos es más que un método, un hábito que proviene de personas con una misión de vida claramente alineada con el propósito de la organización. Aunque puedes seguir una serie sistemática y técnica de pasos, es muy importante que comprendas la importancia de verlo como parte de tu compromiso de materializar tu deseo interno de crecer, a través del proceso que deseas fortalecer, con el fin último de contribuir en la generación de valor para la organización y las diferentes personas que podrían verse beneficiadas por tu gestión.

Para continuar profundizando, te conviene aprender sobre las normas ISO 21500 e ISO 9004, las cuales brindan metodologías más específicas sobre el direccionamiento y control de proyectos de mejora de procesos.

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